¿Cómo llegar a todo? – Herramientas de gestión del tiempo

Como llegar a todo lo importante

Si quieres saber como llegar a todo y dominar la gestión del tiempo, estas en el sitio adecuado.

Vivimos en un mundo cada vez mas caótico, en el que las prisas y la falta de tiempo dominan por completo nuestro día a día. Corriendo sin tiempo, para ganar más tiempo.

¿Cuántas veces al día dices que no llegas a todo? Pero, ¿Quién decide cual es el todo al que debes llegar?

¿No tengo tiempo?

Sí, es una pregunta. ¿Realmente no hay tiempo, o es que no sabemos gestionarlo y priorizar?

No me da la vida.

No puedo llegar a todo.

No tengo tiempo.

Últimamente lo escucho cada vez más e incluso llegue a decirlo alguna vez.

La vida va a un ritmo frenético, pero al convertirnos en madres o padres, parece que se esfuma. Ya no hay tiempo para ir a la peluquería, para ver una película, para salir con amigas o para darse una ducha en condiciones.

Por no hablar de tiempo para limpiar, para leer un libro o para dormir. El tiempo desaparece.

Pero, ¿realmente desaparece? No.

El tiempo es exactamente el mismo para todo el mundo. Para reyes y mendigos, para mujeres y hombres, para adultos o niños. El día tiene 24 horas. No se esfuma el tiempo.

Sólo cambian las prioridades.

Cuando llegamos a un punto en el que nos parece que no nos da tiempo para nada, en realidad sólo pasamos por una crisis de gestión de tiempo, por un cambio importante en nuestras vidas, que necesita una replanificación de las prioridades.

Pero, ser mama no es un impedimento, sino un nuevo motor que te impulsa a ser aún mejor.

Cambian tan de repente nuestras prioridades, que nos confunde. Seguimos pensando que son prioridades cosas que lo eran antes de tener al bebé.

La gestión de tiempo esta pensada para optimizar los tiempos de trabajo, especialmente en empresas. Pero se puede adaptar, o mal adaptar a la vida de las madres y los padres para los que la conciliación familiar es un reto.

Hablemos de herramientas de gestión del tiempo, ya que hay varias. No hay una perfecta, es buscar la adecuada y adaptarla a las necesidades de cada persona. Pero todas empiezan por hacer una lista de tareas pendientes.

Como hacer una lista de tareas

En papel o en una aplicación en el móvil, una lista de las tareas pendientes incluye todo aquello que debemos hacer.

Hay varias maneras de hacer las listas, pero la mejor es siempre la más sencilla. Así que, lápiz y papel en mano, siéntate una tarde, si puede ser en un relativo silencio, y ve apuntando, sin orden alguno, todo lo que te vas acordando que tienes pendiente de hacer. Compras, arreglos, citas medicas, etc. 

Suele ser una lista muy larga y muy agobiante al verla. Nos damos cuenta que nos hacen falta 3 vidas más si queremos llegar a todo. 

Después, al día siguiente, poner las tareas por bloques y categorías. Tareas para el trabajo, cosas de familia, arreglos en casa, compras por hacer, etc.

Siguiente paso, es establecer prioridades en cada bloque de tareas: urgentes, importantes, necesarias y menos importantes.

No menos importante tras hacer la lista de tareas pendientes, es consultarla con los demas miembros de la familia y decidir juntos si las prioridades establecidas son las mismas para toda la familia. 

Puede ser que mi marido me haya pedido hace 2 días que le saque unos documentos en la impresora y yo lo tengo marcado como urgente en mi agenda, pero el ya lo ha sacado y se le olvido decírmelo.

Y ahora, con estas listas por bloques y por nivel de prioridad, podemos empezar a trabajar en la gestión del tiempo y de la organización de las tareas.


¿En que gastas tu tiempo?

¿Eres consciente de que uso le das a tu tiempo?

¿Cuántas horas al día las pasas en las redes sociales? ¿Cuántas horas al día en transporte publico? 

¿Cuánto tiempo lavando platos o limpiando la casa? Todo el tiempo que pasa no es un tiempo más, es un tiempo menos. Hacer un inventario honesto de nuestro tiempo nos ayudara conocer cuales son nuestros ladrones de tiempo.

Cuales son los ladrones de tiempo

  • la multitarea
  • la falta de organización personal y del hogar
  • No decir «no»
  • No delegar
  • Redes sociales y correo electrónico.

 

Gestión de tiempo

Hay varias estrategas de gestion de tiempo, todas ellas creadas para los trabajos en empresas. Pero me gustaria enumerarlos de manera rapida, ya que son importantes y conocerlas nos ayuda mucho.

  1. Timeboxing – dividir en bloques las tareas pendientes y dedicar un máximo de 3 horas seguidas a realizar tareas del mismo bloque. Por ejemplo, tareas de limpieza de la casa. Luego tomar un descanso y pasar a otro bloque.
  2. Time bocking – parecido al primero, pero dedicando días especificas del calendario para bloques. Por ejemplo: día de gym, de estudio, de relax.
  3. Método Pomodoro – Usar un temporizador para dedicar un tiempo fijo a una tarea y después a una pausa. Por ejemplo: 25 minutos escribiendo, 5 minutos de pausa, 25 min escribiendo, etc.
  4. No lo dejes para mañana – o no procrastinar. Dedicar las primeras horas de la mañana para realizar las tareas mas urgentes, mas importantes o mas difíciles y así asegurar que se quedan hechas.
  5. El principio de Pareto – empezar con las tareas mas cortas y faciles, para terminar cuanto antes todo aquello que lleva muy poco tiem/po. Regla de 80/20. Usar el 20% de nuestro tiempo para el 80% de las tareas fáciles y el 80% de nuestro tiempo al 20% de las tareas difíciles.
  6. GTD – Getting things done – ordenar y priorizar las tareas mas importantes y dedicar el 100% de tu atención a la tarea que estas haciendo en el momento.

Como llegar a todo

Toda esta teoria anterior es necesaria para poder daros las claves de conseguir ganarle la carrera al tiempo. Con la lista de tareas pendientes, vamos a hacer un importante descarte usando la Matriz del tiempo de Eisenhower.

  • Las tareas muy urgentes y muy importantes son las que se deben hacer de inmediato. 
  • Las tareas menos urgentes pero muy importantes, deben ser planificadas en agenda en día y horario concreto. Como una cita medica.
  • Las tareas urgentes, pero menos importantes, deben ser delegadas, siempre que sea posible. 
  • Las tareas que no son ni importantes, ni urgentes, se descartan o se postponen para un intervalo de tiempo realista. Como leer un libro que nos apetece, lo dejaremos para un poco mas adelante.

Pasos a seguir

Si quieres llegar a todo, debes tener muy claro cual es tu todo. No lo que dicen los demás. Es lo que para nosotros mismos es realmente urgente e importante: sobrevivir, comer, descansar, disfrutar de los hijos y de la familia, ir de viaje o simplemente no hacer nada.

Hay días, el los que llegar a todo, es abrazar a nuestros hijos enfermos. La meta de la gestión del tiempo es conseguir salud mental y calidad de vida, para disfrutar mas de nuestras vidas y pasar menos tiempo trabajando, pero consiguiendo los mejores resultados. Los pasos a seguir son: 

  1. Priorizar las tareas. Tomar conciencia de lo que es urgente y lo que no.
  2. Identificar los ladrones de tiempo y evitarlos.
  3. Planificar con agenda o con aplicaciones las tareas que se harán en el día, mes y año.
  4. Apagar notificaciones.
  5. Aprende a delegar. Tienes dos manos y las responsabilidades siempre son de varios. Pedir ayuda no es de débiles.
  6. Aprende tus limites y a decir que no
  7. Organiza tu hogar y tu espacio de trabajo para que sea mas eficiente.
  8. Automatiza tareas siempre que sea posible.

Me encantaría conocer tu opinión tras leer este articulo. Escribe en los comentarios que piensas.

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